Pole Fitness i Vejle

Privatlivspolitik for Pole Fitness Vejle
24/5-18 seneste ændring i privatlivspolitikken

Pole Fitness Vejle’s dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne Privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Polefitness Vejle er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Lia Damén
Adresse: Havnegade 7, 1 sal.

CVR: 34676143

Telefonnr.: 40753349

Mail: info@polefitnessvejle.dk
Website: www.PoleFitnessVejle.dk


Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

Medlemsoplysninger

Almindelige personoplysninger

Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, ind- og evt. udmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mail, hvis medlemmet er under 18 år indhentes oplysninger fra værge.

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

CPR-nummer og bankkontooplysninger, der er nødvendige for at kunne betale via NETS



Oplysninger om instruktører:

Almindelige personoplysninger:

Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse

Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer


Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

CPR-nummer

Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

Bankoplysninger

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatte oplysninger ved udbetaling af løn


Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)

At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig

Behandling efter lovkrav

Behandling med samtykke

Formålene:

Formål med behandling af medlemsoplysninger:

Foreningens medlems håndtering, herunder kontingentopkrævning

Som led i foreningens pole- og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning

Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven

Levering af varer og ydelser du har bestilt

Administration af din relation til os


Formål med behandling af oplysninger på instruktører:

Håndtering af instruktørernes hverv og pligter i foreningen

Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser

Opfyldelse af lovkrav

Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner, kurser og lignende

Administration af din relation til os



Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

Udøvelse af holdaktivitet, herunder booking af hold, tilmelding til workshops, deltagelse i fælles arrangementer.

Håndtering af dine medlems rettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling

Opfyldelse af medlems pligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.

Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter

Brug af situations billeder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen. Studiet har klare regler om at billeder ikke deles offentligt uden at alle på billedet er indforstået. Alle skal give tilladelse, hver gang.

Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet

Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen

Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene

Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende


Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Samtykke gives automatisk, når forældre indtaster deres cpr nr ved køb af medlemskab. Vores udgangspunkt er 18 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.


Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med idrætsaktivitet/konkurrencer sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante organisationer.

Der sker videregivelse af oplysninger om instruktører i relevant omfang til Pole-organisationer, som foreningen er tilknyttet.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.



Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som almindeligt medlem af foreningen eller som instruktør:

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Ulønnede instruktører:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter dit virke er ophørt

I tilfælde af lønnet instruktør arbejde:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om

Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer og instruktører til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

Retten til at blive oplyst om behandlingen af data

Retten til indsigt i egne personoplysninger

Retten til berigtigelse

Retten til sletning

Retten til begrænsning af behandling

Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)

Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelses tilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.


Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.


Denne privatlivspolitik har taget udgangspunkt i rammerne udarbejdet af Danmarks Idræts Forbund og DGI i fællesskab.

2. udgave, februar 2018.